Come firmare digitalmente un documento

DOTAZIONE HARDWARE E SOFTWARE

Per firmare digitalmente un documento è necessario avere una semplice dotazione hardware e software:

• smart card o dispositivo USB  con certificato digitale di sottoscrizione rilasciato da un Certificatore accreditato (vedi elenco sul sito DigitPA).
  Il sistema camerale rilascia esclusivamente certificati qualificati emessi da Certificatore accreditato.
• lettore di smart card (acquistabile anche presso la Camera di Commercio).
• software di firma digitale. Per chi possiede una smart card rilasciata dalla Camera di Commercio (Certificatore Infocert), il software da utilizzare è Dike, scaricabile gratuitamente dal sito https://www.firma.infocert.it  nella sezione "Installazione" - "Software".
  Per i dispositivi del Certificatore Aruba Pec il software da utilizzare è File Protector, scaricabile gratuitamente dal sito www.card.infocamere.it

Se il firmatario è dotato di  Token USB non deve installare il lettore e il software di firma.

CARATTERISTICHE DEL DOCUMENTO DA FIRMARE DIGITALMENTE

Il documento informatico da firmare digitalmente deve essere redatto in un formato statico (es. PDF/A studiato appositamente per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici).
In pratica non deve contenere al suo interno "macroistruzioni" o "codici eseguibili" che possano modificare  i fatti, gli atti o i dati in esso rappresentati. 

Ad esempio, i documenti nei formati più diffusi come .doc (Word), .xls (Excel), .odt, .ods (Open Office),  non sono idonei per essere firmati digitalmente in quanto sono modificabili anche dopo la sottoscrizione (quindi anche con l'estensione .p7m).

Pertanto,  tutti i documenti redatti in formato diverso dallo standard PDF/A devono essere convertiti. 

COME CONVERTIRE UN DOCUMENTO NEL FORMATO PDF/A

Chi utilizza OpenOffice (scaricabile gratuitamente dal sito http://it.openoffice.org ), può convertire il documento con la funzione "Esporta PDF " (File - Esporta pdf - Opzioni pdf - Generale - selezionare "PDF/A-1a").

Se invece si utilizza Microsoft Office  è necessario dotarsi di un software di conversione come Pdf Creator scaricabile gratuitamente dal sito  http://www.pdfforge.org.

Dopo l'installazione del programma, nell'elenco stampanti sarà aggiunta una nuova stampante virtuale"PDF Creator".

Per convertire il documento sarà sufficiente stampare selezionando la stampante PDF Creator (azioni da eseguire: File - Stampa - scegliere PDF Creator - ok).

Comparirà la seguente schermata:

• Selezionare Options e sarà visualizzata la schermata sotto indicata.

. 
 

• Cliccare dal menu Program a sinistra, l'opzione Save. 
• Nel campo "Standard save format" selezionare il formato PDF/A-1b.
  In questo modo, tutte le volte che si utilizzerà PDF Creator, il formato di default per la conversione sarà il PDF/A.
• Save per salvare la configurazione

Automaticamente si ritorna nella schermata precedente:

• cliccare Save
• selezionare la cartella di salvataggio e il nome del file.

UTILIZZO DEL SOFTWARE DI FIRMA DIKE

Dopo la conversione del documento nel formato PDF/A, per firmarlo digitalmente attenersi alle seguenti istruzioni:

•  verificare che la smart card sia correttamente inserita nel lettore; 
• cliccare  "Seleziona file" e cercare nella cartella di salvataggio il documento in formato PDF/A (l'estensione è sempre .pdf);
• "Firma": (viene richiesto in quale cartella salvare il file) - OK
• Inserire PIN della smart card - OK
• Attendere il messaggio: "Firma eseguita correttamente" - OK

Dopo la firma abbiamo creato un file con l’ulteriore estensione “. p7m”.
Il file .p7m sarà quindi il documento firmato da inviare alla Pubblica Amministrazione.

ALTRI FORMATI DI FIRMA DIGITALE:  LA FIRMA PDF 

L'art. 21 della Deliberazione del CNIPA n. 45 del 21/05/2009 ammette l'utilizzo di  formati di firma diversi dallo standard ".p7m".

Uno di questi formati alternativi è la cosiddetta firma PDF effettuata con Acrobat Professional, Adobe Reader (dalla versione 9).

ATTENZIONE: La Camera di Commercio di Ferrara, come la maggior parte delle Pubbliche Amministrazioni, accetta solo documenti pdf firmati con estensione ".p7m", mentre non accetta  il formato di firma digitale PDF (in questo caso l'estensione del file rimane .pdf).

Pertanto è possibile utilizzare la firma digitale PDF solamente se l'Ente ha espressamente dichiarato di accettare questa tipologia di firma, facendone menzione nei procedimenti amministrativi in cui si applica e nel proprio sito web. Quindi, prima di utilizzare tale modalità, è opportuno verificare di volta in volta che la stessa sia accettata.

NOTA PER CHI UTILIZZA BUSINESS KEY LITE

Per firmare con il software Dike, installato sulla Business Key Lite, utilizzare esclusivamente l'opzione "Firma" (vedi immagine).
In questo modo si ottiene un documento nel formato ".p7m", riconosciuto ed accettato da tutte le Pubbliche Amministrazioni.

E' prevista anche la funzione "Firma PDF" che permette di firmare digitalmente  i documenti nello standard  PDF. Da non utilizzare se non espressamente richiesto.